Dirigeants, managers, collaborateurs : l’entretien professionnel est une obligation utile !

Avec la réforme de la formation professionnelle mise en place début janvier 2015, les droits et les devoirs des acteurs de l’entreprise ont été modifiés, notamment par la mise en place de l’entretien professionnel. Mais, bien que les grandes entreprises soient déjà informées et préparées, il s’avère que 22% seulement des entreprises françaises savent que les entretiens professionnels sont désormais OBLIGATOIRES tous les 2 ans*. Cet aspect de la réforme est donc encore bien méconnu des PME et des PMI.

Il me semble donc utile de faire le point sur l’entretien professionnel, sa nature, son but, sa mise en place concrète, et son importance tant pour le collaborateur que pour l’entreprise elle-même.

L’entretien professionnel : présentation, et pour qui ?

Tout salarié peut bénéficier d’un entretien individuel destiné à évaluer ses souhaits et perspectives d’évolution, son emploi, sa qualification,… C’est l’entretien professionnel.
Il est proposé par l’entreprise et doit avoir lieu au moins une fois tous les 2 ans, le salarié ayant toute latitude de le refuser s’il le souhaite. Il est par ailleurs proposé de façon systématique au salarié après certains événements concernant sa vie professionnelle : un congé parental, un congé maternité, un congé sabbatique, un arrêt de longue maladie…

Cela concerne TOUS les salariés de l’entreprise, hors intérimaires,et TOUTES les entreprises (quelle que soit leur taille). Concrètement, considérant la périodicité de cet entretien, il concerne peu les employés en CDD, même s’ils ne sont pas exclus du système.

L’entretien professionnel : pour quoi ?

Pour faire le point, tant pour l’entreprise que pour le salarié !

En termes de management, il s’agit d’un acte d’importance pour l’entreprise, qui implique également le salarié. Cet entretien permet d’identifier les éventuels besoins de formation et de définir les moyens à mettre en œuvre pour y répondre. Il permet notamment d’échanger sur le poste de travail du salarié, ses compétences, les difficultés qu’il rencontre, les besoins ou envies de changement, le souhait ou la nécessité de formation, les actions de formations envisagées, un bilan de compétences,…

Il concerne donc autant l’évolution de l’emploi du salarié que les capacités à maintenir son emploi. Il s’agit ainsi d’un outil permettant aux managers et dirigeants de développer une politique de formation plus performante. Il implique aussi le salarié dans son évolution professionnelle, et engage l’entreprise dans la formation du salarié.

Il est formalisé de façon écrite, il ne s’agit pas d’une simple entrevue verbale : le salarié garde une trace des objectifs évoqués et des actions envisagées par l’employeur.

Excepté l’entretien d’évaluation, tous les entretiens existant au sein de l’entreprise sont remplacés par l’entretien professionnel.

L’entretien professionnel n’est pas un entretien d’évaluation !

Soulevons en effet une ambiguïté : l’entretien professionnel est de nature bien différente de l’entretien d’évaluation, et ne s’y substitue donc pas. L’entretien professionnel ne porte pas sur l’appréciation ou le jugement du salarié (et donc pas sur son résultat opérationnel), mais bien seulement sur ses attentes, perspectives et besoins de formation. Il s’agit de se concentrer sur ce que l’entreprise peut apporter au salarié.
Il est ainsi conseillé de distinguer ces 2 entretiens et, notamment, de faire en sorte qu’ils ne soient pas réalisés en un même temps.

L’entretien professionnel : concrètement

En amont

Le salarié doit être informé en amont de l’entretien professionnel le concernant afin qu’il puisse le préparer s’il le juge utile (dans un délai « raisonnable », une à deux semaines par exemple). Cette convocation doit indiquer les lieuet heure de l’entretien (nécessairement sur le temps de travail et donnant matière à rémunération).
Le salarié peut refuser cet entretien : il est alors conseillé à l’employeur de prendre acte par écrit de ce refus et d’en aviser le salarié (par lettre AR par exemple).

L’interlocuteur chargé de l’entretien professionnel

L’interlocuteur du salarié doit être choisi avec soin et sa fonction dépend de la taille et du contexte de l’entreprise. Il semble logique, dans une entreprise qui dispose d’un DRH, que ce dernier se charge de cet entretien. En effet, le manager ou le supérieur hiérarchique pourraient avoir des difficultés à bien distinguer cet entretien de l’entretien d’évaluation. De même, le responsable formation n’a pas nécessairement une vision globale des postes dans l’entreprise (ni même des évolutions stratégiques envisagées).
Il est nécessaire dans tous les cas que l’interlocuteur du salarié ait une vision claire des différents dispositifs de formation : il doit, le cas échéant, être lui-même formé sur ces éléments.

La préparation de l’entretien

Il est impératif que l’interlocuteur choisi prépare cet entretien : qu’il connaisse par exemple l’historique du salarié (incluant les formations suivies,…), pour envisager son avenir dans la continuité, et formalise par écrit ces réflexions. Cette phase n’est qu’un support de discussion et n’engage en rien le salarié : elle permet de se concentrer, lors de l’entretien, sur l’avenir du salarié et de corréler ses souhaits aux besoins de l’entreprise.

Il est utile que le salarié prépare également l’entretien. Pour l’y aider, certains documents peuvent lui être remis avec sa convocation, afin de l’éclairer sur certains aspects qui s’offrent à lui pour son avenir professionnel. Il s’agit par exemple d’un document expliquant clairement la nature de l’entretien, de la liste des postes disponibles, des formations accessibles via le CPF (Compte Personnel de Formation),… Voir mon billet sur le CPF

Déroulement et compte-rendu

L’entretien, d’une à deux heures par exemple, fait l’objet d’un compte-rendu exprimant clairement les échanges tenus, et le cas échéant, les décisions prises sur l’avenir professionnel du salarié et les formations envisagées, leurs échéances,… Une copie est nécessairement remise au salarié.
Ce document est confidentiel ; il peut cependant être transmis à certains interlocuteurs concernés (par la formation par exemple).

On le voit, l’entretien professionnel est ainsi un outil d’une grand utilité tant pour l’entreprise que pour le salarié. Sa préparation et son déroulement sont des phases prépondérantes pour en garantir la réussite : Speciman intervient auprès des dirigeants, managers ou collaborateurs pour que chacun approche cet entretien avec efficacité (analyse des compétences, des potentiels, entraînement aux différentes étapes de l’entretien, aide à exprimer un projet professionnel, identification des solutions de formation pertinentes, appréhension de problématiques spécifiques telles que le handicap, les collaborateurs seniors,…).
N’hésitez pas à contacter Speciman !

*Étude réalisée par Cabinet Majors Consultants pour Opcalia, auprès d’un échantillon de 500 entreprises représentatives du tissu économique national (méthode des quotas) – décembre 2014

Speciman propose des formations professionnelles et un coaching sur-mesure à tous les acteurs de l’entreprise

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