Focus sur le management à distance

Le management à distance peut être perçu comme une nouveauté liée à l’évolution des techniques numériques. En fait, le management à distance n’est pas récent, même si les nouvelles technologies le favorisent : le commercial, le directeur d’une filiale d’un groupe ou un conducteur de train par exemple, sont éloignés de leur N+1.
Travail nomade, télétravail, rapprochement d’entreprises qui entraîne une gestion simultanée de plusieurs sites,… les formes de travail à distance sont diverses et se multiplient.
Mais cette banalisation du management à distance pose évidemment – au manager comme au collaborateur – des questions spécifiques : il n’est pas trivial d’évaluer un travail sans le voir, comme il n’est pas simple d’être évalué par une voix au téléphone ou par un mail…
Je vous propose de faire le point sur le sujet.

Management à distance : beaucoup d’a priori

Remarquons d’abord que si la distance semble être un souci, à l’inverse, la proximité n’est pas nécessairement le gage d’un management efficace ! Un collaborateur travaillant dans un open space avec un casque perpétuellement sur les oreilles communique peut-être moins avec son manager que d’autres, qui en sont séparés par des centaines de kilomètres…

Pourtant, le management à distance peine à s’imposer dans certaines entreprises. Chez ces dernières,  le manager a « besoin » , a priori, de contrôler les collaborateurs éloignés de sa sphère d’influence, redoutant les impacts quantitatifs ou qualitatifs sur le travail effectué.
Le collaborateur quant à lui risque, a priori, de travailler plus (voire trop) pour être certain d’être reconnu comme pleinement impliqué et efficace.

Management à distance et nouvelles technologies

Si le travail à distance n’est pas nouveau, il est vrai que le télétravail/le nomadisme font se multiplier le nombre de managers devant gérer leurs collaborateurs sans les voir. Bien sûr, Internet et le mail sont des outils privilégiés – voire « naturels »  – qui permettent de garder contact avec ces collaborateurs éloignés.

Il est important néanmoins de se méfier d’éventuels effets pervers. Le mail permet effectivement de garder un contact quasi-permanent et en temps réel –   comme d’ailleurs pour communiquer sur un même site d’un bureau à l’autre.

En revanche, cet outil peut générer des conséquences opposées à celles souhaitées : en  communiquant par mail avec son collaborateur, le manager a tendance à ne transmettre que des informations « utiles »  et liées au travail, et croit ainsi « piloter »  son collaborateur à distance. Il accède à son agenda partagé, surveille son timesheet, demande des reportings fréquents, échange des mails,… et pense donc avoir toutes les cartes en main pour appréhender le travail de son collaborateur. C’est là que peut résider le problème : en n’échangeant que sur le travail, le manager peut mal discerner si son collaborateur est à l’aise avec ses tâches, s’il est débordé ou désœuvré, impliqué ou stressé, voire s’il tend vers le bore out ou le burn out.
Ce sont autant de signaux qu’un management présentiel permet de déceler plus facilement, quand l’écoute et l’observation sont au rendez-vous.

Il s’agit donc, pour éviter cette dérive managériale, de recréer du lien via des rencontres régulières pour que la communication informelle garde une place dans la relation manager/collaborateur. Des relations téléphoniques, des visioconférences, là aussi informelles – ie. dont l’objet sait s’éloigner du travail – peuvent également aider.
L’idée est bien de s’extraire du seul cadre professionnel : managers, demandez à vos collaborateurs éloignés comment ils vont !

Un impératif du management à distance : la confiance

Si le management à distance ne demande pas de compétences particulières au manager, celui-ci doit en revanche avoir noué un lien de confiance avec le collaborateur éloigné. On comprend bien que le rythme du travail, l’évaluation des étapes d’un projet,… sont plus difficiles à estimer qu’en présentiel. Le manager doit donc faire confiance à son collaborateur sur les moyens mis en œuvre pour atteindre ses objectifs. Ce sont des points résolus en présentiel par une courte discussion à la machine à café ou au déjeuner : autant d’opportunités qui n’existent plus à distance.

Remarquons par ailleurs que la mode actuelle des reportings peut être le symptôme d’un manque de confiance, qui pénalise grandement le collaborateur en phagocytant son temps de façon exagérée.
De même, les managers à distance ont tendance à trop vouloir planifier, là aussi pour garder le contrôle. Or, comme en présentiel, la confiance doit être de mise, là où une planification excessive altère flexibilité et créativité : les moyens utilisés pour mener à bien un projet doivent rester à la discrétion du collaborateur.

Le manager à distance et le collaborateur éloigné : deux candidats au burn out ?

Nous l’avons évoqué, le collaborateur éloigné peut trop s’impliquer dans son travail pour transmettre une bonne image. Isolé, il peut aussi ressentir l’impression d’être seul aux manettes, et s’investir comme le ferait un patron de PME. Le burn out n’est pas loin.

Le manager peut lui aussi être pris à ce piège. Gérer des collaborateurs aux quatre coins du globe, en voulant maîtriser chacun, en souhaitant être joignable et disponible à toute heure,  opérationnel en permanence : les conditions sont réunies pour un excès de travail.

Dans ces deux cas, une communication informelle renforce la confiance en permettant au collaborateur et au manager de bien connaître les positions de chacun. C’est le signe d’un bon management à distance : le manager doit apprendre à ne pas répondre immédiatement à chaque message, et doit donc assumer de perdre un peu de maîtrise pour gagner en flexibilité et en efficacité.
Il doit également rappeler régulièrement au collaborateur que l’autonomie n’est pas synonyme de désœuvrement ni de surinvestissement.
C’est par ses compétences que le manager affirmera son efficacité : gestion des collaborateurs, détection des problèmes et des tensions : c’est à lui d’affirmer les règles et les valeurs de l’entreprise.

Le management à distance doit inclure du présentiel

Il est important que, régulièrement sinon fréquemment, le manager réunisse son équipe de collaborateurs éloignés.
Cela permet d’abord de faire un point individuel, de renforcer le lien avec chacun.
Ce peut être un bon moment pour faire un bilan des compétences de chacun, et assurer la gestion des carrières. Un collaborateur éloigné n’est pas un objet « hors sol »  : lui aussi a droit à la formation professionnelle, à un coaching, et à la reconnaissance de ses compétences.
De plus, il s’agit pour le manager de renforcer l’esprit d’équipe qui, de façon naturelle, s’étiole au fil des mois. Remobiliser chacun, renforcer la créativité – avec un World café par exemple – permet de ressouder une équipe, de développer la motivation et de recréer du sens.

Manager à distance avec efficacité, s’engager dans le télétravail et en récolter les bienfaits : quel que soit votre cas, je vous accompagne, via Speciman, par une formation professionnelle vous donnant méthodes et outils, ou par un coaching individuel vous permettant de gérer vos ressources propres et votre temps.