Réunions : donnez de l’impact à vos présentations Powerpoint !
Bien appréhender votre présentation, la préparer (article 1 sur 2)

Les outils technologiques se multiplient, certains disparaissent… et Powerpoint est toujours là, présent à chacune de vos réunions.
Nous avons déjà étudié comment préparer une réunion efficace (voir « Managers : c’est la rentrée, révisez l’efficacité de vos réunions »).

La réunion doit bien sûr avoir un objectif précis, être organisée hors de toute routine, les collaborateurs conviés doivent comprendre en amont l’utilité de leur participation et travailler leur apport sur le sujet. Chaque réunion doit déboucher sur des actions concrètes et faire l’objet d’un compte-rendu… voilà quelques aspects d’une réunion efficace.

Les réunions et Powerpoint

Une réunion réussie, certes… mais si vous vous servez du support Powerpoint, il vous faut en maîtriser l’utilisation.

Bien sûr, il ne s’agit pas d’évoquer ici les aspects d’appréhension technique du logiciel : vous êtes certainement un(e) pro du maniement des diapos (ou « slides »). En revanche, vous devez utiliser cet outil de façon pertinente pour faire passer efficacement vos idées, au risque de transformer cette réunion si prometteuse en concours de bâillements, avec des participants qui ne garderont aucun souvenir de votre prestation.

Une présentation Powerpoint efficace : un travail en amont

La règle d’or de création des diapos Powerpoint est identique à celle d’un article (par exemple) :

une diapo = une idée.

Ne saturez donc pas votre diapo d’éléments importants en tous sens, vous allez noyer votre auditoire qui ne saura sur quoi porter son attention.

Cette conception demande donc un long travail en amont.

N’envisagez votre Powerpoint que comme un outil de communication de ce travail, il ne doit servir qu’à votre présentation. Ce n’est donc pas le logiciel que vous allez utiliser pour « élaborer » ce travail.

Votre Powerpoint n’est que le support d’un discours plus élaboré : commencez par ce dernier !

Rédigez d’abord votre discours, comme un article, sous Word (par exemple), voire sur du papier si cela vous est plus facile. Organisez ensuite cet écrit en chapitres, en regroupant les idées connexes (un chapitre est souvent un thème) : vous pouvez alors concevoir ensuite une diapo par chapitre.

Cela n’est bien sûr qu’un exemple – très dépendant de la nature de votre propos, du secteur dans lequel vous travaillez – mais c’est bien l’idée générale à suivre.

L’important est, à travers vos diapos, de « dérouler » le raisonnement logique que vous avez préalablement rédigé. Ainsi, votre auditoire ne sera pas perdu : chaque diapo fait partie d’un ensemble cohérent et l’enchaînement des diapos est naturel.

Voilà donc ce travail préparatoire élaboré, votre discours prêt, et vos diapos s’en dégagent : il s’agit maintenant de passer à la création concrète de vos diapos.

Nous allons détailler ce point dans notre prochain article.