La visioconférence efficace en 3 points et une règle d’or

Les visioconférences ont eu la cote pendant la période de confinement due au Coronavirus. A l’heure du déconfinement, le télétravail reste la norme et les réunions via Zoom ou Skype ont de beaux jours devant elles.

Pourtant, des règles simples sont encore trop souvent ignorées pour une visioconférence réussie. Il me semble utile de les rappeler.

Faire attention au cadre

Il s’agit à la fois de se préoccuper de la position de la webcam et de l’environnement qui est le vôtre pendant la conférence.

Il n’est pas souhaitable en effet d’imposer un gros plan de ses narines en contre-plongée à ses collègues ! Idéalement l’objectif est à hauteur du regard. Ce n’est pas toujours réalisable, notamment avec l’utilisation d’ordinateurs portables avec caméra intégrée. Dans tous les cas, il est préférable d’avoir un cadre un peu dégagé autour du visage et d’éviter les trop gros plans. Il est facile de reculer un peu sa caméra ou son ordinateur le temps de la conférence.

Le cadre, c’est aussi l’environnement. Personne ne vous en tiendra rigueur si la seule pièce où vous pouvez vous isoler des enfants est la cuisine. Mais évitez alors la pile d’assiettes sales en arrière-plan ! Un environnement rangé est le minimum requis.

À noter que les fonctions de modification numérique de l’arrière-plan, si elles sont ludiques a priori, peuvent perturber vos interlocuteurs, qui vont se demander ce que vous avez à leur cacher.

Enfin, attention à la source de lumière : mettez-vous face à la fenêtre ou à une lampe pour éviter les contre-jours désagréables.

Un impératif de tranquillité

Il y a bien un endroit où vous pouvez être tranquille le temps de la conférence : privilégiez-le. Là encore, même s’il s’agit de la salle de bains, expliquez-le en une phrase : vos interlocuteurs vous en sauront gré. Il peut être difficile pour certains de se concentrer lors des visioconférences, inutile d’imposer le passage de votre conjoint(e) en sous-vêtements dans le champ de la caméra. C’est amusant, certes, mais surtout perturbant.

De même, une pièce silencieuse est de rigueur. Coupez le fond musical qui vous aide pourtant à travailler lorsque vous êtes seul(e), ou le ventilateur bien agréable mais au bourdonnement pénible. Attention aux écouteurs : s’ils vous isolent du bruit ambiant, vos interlocuteurs, eux, entendent et subissent votre environnement.

Maîtriser l’outil utilisé pour la conférence

Vous n’êtes peut-être pas l’organisateur de la conférence, mais essayez de connaître en amont l’outil que vous allez utiliser, afin d’en maîtriser les quelques commandes à votre disposition ainsi que la configuration. Inutile de faire perdre du temps à tous parce que vous ne trouvez pas la commande d’activation du son ou que le partage d’écran ne vous est pas familier.

De même, chacun appréciera si vous coupez votre micro dès que l’envie d’éternuer vous prend : cela évitera de vriller les tympans des collaborateurs attentifs aux échanges.

Vous maîtrisez déjà Zoom ou Skype ? Soyez quand même vigilant : le pseudo « Toutoune75 » qui vous allait si bien lors des dernières vacances et qui apparaît en surimpression de votre vidéo n’est pas approprié dans un cadre professionnel !