Managers, mesurez le temps passé !

Il me semble intéressant de mettre l’accent sur un point parfois insuffisamment approfondi par les managers : la mesure du temps passé aux différentes tâches du quotidien dans la sphère professionnelle.

C’est pourtant un aspect important dans la gestion de l’équipe : connaître le temps passé par chacun sur un projet, sur sa préparation, sur la résolution de différents problèmes soulevés, permet de piloter ce projet au plus près. Il s’agit de ne pas accorder trop de temps à des aspects mineurs, privilégier les projets porteurs d’une réelle valeur ajoutée, et affiner tel ou tel développement si nécessaire – ou encore l’éluder.

C’est aussi la mesure, soyons francs, du travail de chacun. Sans « fliquer » les collaborateurs, découvrir que trop de temps a été passé sur tel ou tel sujet peut être révélateur de difficultés à traiter ceux-ci. Un besoin de formation, un problème dans l’équipe ou sur un plan personnel peuvent par exemple en être la cause. Autant de signaux faibles qui intéressent le manager.

C’est également l’évaluation du temps nécessaire à chacun pour effectuer une tâche. Nous ne sommes bien sûr pas égaux devant cet aspect, et c’est normal : il ne faut pas vouloir aligner chacun selon une règle figée. Un collaborateur peut être un peu plus lent, mais faire du bon travail sans affecter son rythme propre, ce qui contribue à son bien-être et à l’efficacité de l’équipe.
En corollaire, mesurer le temps permet ainsi de fixer un calendrier de travail des projets futurs.

De plus, avoir une vision de qui peut faire quoi en un temps donné est une aide précieuse à la gestion des absences ou des surcharges ponctuelles de travail.

La mesure du temps passé est donc un outil très utile – voire essentiel – pour le manager.

L’adhésion des collaborateurs

C’est là un sujet délicat. Comme nous l’avons évoqué, les membres de l’équipe vont, de façon naturelle, avoir l’impression que le manager s’insinue dans leurs tâches au quotidien pour les évaluer.

Transparence et pédagogie sont donc de mise. Il faut rassurer les collaborateurs en explicitant cette nécessité de mesure, reprenant les points que nous venons de voir. Il s’agit d’insister sur la complète confiance portée aux membres de l’équipe.
Mesurer le temps est au contraire responsabiliser et apporter de l’autonomie, amener chacun à mieux appréhender le planning et faciliter la gestion du temps alloué au quotidien. Détailler les étapes franchies apporte une vision claire des travaux effectués et à effectuer.

La mesure du temps : concrètement

Il s’agit de ne pas imposer une technique qui pourrait satisfaire certains mais paraître chronophage ou trop rigide à d’autres. La souplesse doit être de mise pour faciliter l’acceptation et l’efficacité de cette mesure.

Il est primordial de préciser que l’on ne recherche pas une granularité très fine : les pauses café ne sont pas à noter ! C’est bien le temps effectif passé à telle tâche qui est recherché. Cela rassure les collaborateurs : on n’est pas dans une démarche qui va phagocyter elle-même du temps.

Un outil le plus simple possible est bien sûr mis à disposition pour, à la fois aider chacun à gérer ses relevés et permettre une analyse de ces mesures.
Mais il est préférable de laisser chacun se l’approprier. Certains vont être rassurés en relevant quotidiennement – voire plusieurs fois par jour – les différentes tâches réalisées. D’autres vont être plus à l’aise dans un relevé hebdomadaire approximatif par exemple.

Ces différents relevés sont tous valides tant qu’ils permettent de bien appréhender les temps passés.
En revanche, une saisie plus qu’hebdomadaire n’est pas raisonnable pour une pertinence de l’outil.