Fait-il bon travailler en open space ?

Tout a été dit ou presque sur l’open space ces dix dernières années, tant en termes de zones de vigilance que de conseils pour y être à l’aise et performant. J’effectue régulièrement des missions pour des entreprises ayant adopté cette organisation du travail. Je constate que dans chacune ou presque, des règles du « mieux-vivre en open space » sont communiquées aux collaborateurs. Régulièrement réitérées, ces règles, issues du bon sens, permettent de diminuer les effets négatifs liés à la vie en open space. 
Quoi d’autre ? Faisons un point sur le sujet.

L’open space : lieu convivial et générant la communication ?

Un préalable : nombreux sont les discours dans lesquels l’encadrement explique aux collaborateurs que les nouveaux locaux flambants neufs dans lesquels ils vont emménager bénéficient d’un open space.
La lumière va inonder leur quotidien, l’échange sera plus aisé, et la convivialité favorisée. Or concrètement, le premier critère justifiant le choix de l’open space est économique : un plateau ouvert est moins coûteux que des bureaux individuels.
L’entreprise réalise donc des économies en optant pour cette organisation du travail. Cela n’a rien de honteux en soi, l’expliquer aux collaborateurs devrait être une évidence, pourtant rarement vérifiée dans les faits.

Le ressenti du collaborateur en open space, ses effets au quotidien

Il s’avère que de nombreux collaborateurs travaillant en open space ont l’impression d’être surveillés par leur supérieur. Justifié ou non, ce ressenti impacte directement leur travail au quotidien : les collaborateurs hésitent à dialoguer avec leur entourage. S’installe alors du « non-dit », terreau fertile pour générer de multiples crispations voire conflits.
Loin d’initier les échanges, la structure même de l’open space a tendance à les inhiber.
Nous avons tous à l’esprit ces plateaux où chacun est devant son poste de travail, un casque audio vissé sur les oreilles pour tenter de recréer un semblant d’intimité. Des applications pour smartphones sont même dédiées à ces configurations, en proposant des ambiances sonores de nature, ou au contraire de cafés parisiens… Elles reproduisent ainsi un univers adapté aux envies du moment du collaborateur, par essence éloignées du brouhaha d’un open space !

Car si ce bruit permanent peut nuire à un travail efficace, d’autres facteurs interviennent négativement dans l’open space : une étude* a montré la corrélation entre la satisfaction du collaborateur à l’égard de son espace de travail et son engagement dans l’entreprise. En pensant faire des économies, l’encadrement peut donc générer une baisse de l’efficacité de l’entreprise en choisissant l’open space sans accompagnement managérial spécifique…

De plus, si la structure ouverte semble physiquement abolir la verticalité de la hiérarchie, les collaborateurs la savent bien présente. Cette apparence d’horizontalité reste bien à l’état d’apparence.
Par ailleurs, la fréquente demande de proximité des collaborateurs n’est pas une demande de proximité physique, mais le souhait d’une plus grande écoute de leurs N+1.

Il s’avère également que, même si l’open space ne génère pas systématiquement une dégradation grave du bien-être au travail, il peut en revanche accentuer un ressenti déjà négatif : une situation sensible peut devenir rapidement invivable du fait de l’open space.

Mieux vivre en open space

C’est d’abord au manager de pallier les effets négatifs de ces espaces ouverts.
Il s’agit ainsi de favoriser l’échange et de réintroduire de l’humain en aménageant des espaces agréables dédiés à cet effet. Les économies réalisées par le passage à l’open space devraient être utilisées à l’amélioration du management des équipes !
Un team building peut alors être utile, mais d’autres mesures simples sont également efficaces : favoriser les échanges managers/collaborateurs, aménager un espace ludique (avec une table de ping-pong par exemple !), et un espace de détente pour s’isoler du bruit, afin que chacun puisse s’extraire du plateau de travail, retrouver de la convivialité ou de l’intimité suivant les envies et besoins du moment…

De façon générale, de nombreuses solutions favorisent le bien-être au travail.

Speciman, organisme de formation professionnelle et cabinet de coaching, peut mettre en place pour votre entreprise les méthodes et outils utiles pour accroître l’efficacité de vos collaborateurs travaillant en open space.

*Ipsos, 2010