Gestion de projet : comment optimiser vos actions avec Asana ?

La gestion de projet fait partie du quotidien des cadres. Elle intègre de nombreuses fonctions telles que :

• la stratégie
• la planification
• la gestion des équipes
• le suivi budgétaire
• …

La gestion de projet suppose du recul, de l’expérience, de l’organisation, et… de bons outils. La plupart du temps, si les qualités humaines nécessaires sont au rendez-vous, je me rends compte régulièrement lors de mes formations personnalisées au management que les cadres ne disposent pas (ou pas assez) d’outils techniques de pilotage.

Car au-delà de sa conceptualisation et de sa formalisation, un projet se pilote !

Je vous propose donc aujourd’hui de découvrir Asana, une formidable solution de gestion de projet ultra-souple, et adaptable à de nombreuses problématiques d’entreprise. Plutôt  simple à prendre en main, cet outil vous permettra de faire rapidement gagner à votre projet cohérence et lisibilité, donc… efficacité.

Avertissement : Asana n’existe qu’en langue anglaise à l’heure actuelle. Si n’êtes pas ami avec la langue de Shakespeare, inutile de poursuivre la lecture de cet article.

La gestion de projet se pilote, soyez bien équipés ! 

Qu’est-ce que la gestion de projet ?

Avant d’entrer dans le vif du sujet, je vous propose une définition tirée de Wikipédia :

«La gestion de projet est une action temporaire avec un début et une fin, qui mobilise des ressources identifiées (humaines, matérielles, équipements, matières premières, informationnelles et financières) durant sa réalisation, qui possède un coût et fait donc l’objet d’une budgétisation de moyens et d’un bilan indépendant de celui de l’entreprise. »

Cette définition est très globale, il faut évidemment la moduler selon votre activité.

Quels points piloter pour optimiser votre efficacité ?

Les grands points sur lesquels concentrer votre gestion de projet sont :

• Gestion d’équipe
• Gestion technique
• Gestion des flux d’information
• Gestion financière

Votre aptitude à choisir les bons outils pour structurer et suivre ces grands postes définira votre efficience dans la réalisation du projet.

Gérer son projet avec Asana

Avant d’aller plus loin, deux précisions :

• Asana est gratuit pour des équipes allant jusqu’à 15 personnes par projet. Il est ensuite facturé au nombre d’utilisateurs supplémentaires. Cela est déjà largement suffisant pour nombre de PME, voire même de plus grosses structures selon le format des projets.
• Asana ne gère pas l’aspect budgétaire des projets. Il faut donc un tableau de bord spécifique, ce qui n’est à mon avis pas un mal : le budget est un poste à part entière qu’il convient de traiter avec un autre type d’outil. Il est toutefois tout à fait possible d’intégrer des documents Google Drive à Asana qui, eux, prennent en charge  cette fonctionnalité.

La Baseline d’Asana est la suivante :

“Organize your team, your project, and yourself”

…soit en français : “organisez votre équipe, votre projet et vous-même”.

Nous sommes bien au bon endroit !

Les fonctionnalités proposées par Asana sont réellement très étendues. Il me sera donc difficile de faire une présentation absolument exhaustive en un seul article, je vais donc tenter de prioriser pour dégager les aspects les plus utiles à votre gestion de projet.

La décomposition du projet

La gestion de projet revient à amener ses acteurs d’un point A à un point B, et ce en passant par un certain nombre d’étapes. 

Vous le savez, pour y voir clair et savoir où l’on va, il convient de décomposer ces étapes en objectifs et en sous-objectifs, en actions et en sous-actions, en tâches et en sous-tâches selon le projet.

C’est exactement ce qu’Asana vous propose de faire en premier lieu. C’est le stade de la réflexion, qui accouchera d’un listing clair et structuré en forme de “to-do-list” améliorée.

L’attribution des deadlines

La gestion de projet, comme on l’a vu plus haut, a un début et une fin. Il convient donc, en travaillant sur le principe du rétro-planning, d’attribuer à chaque tâche une deadline.

Cette fonctionnalité est proposée par Asana de façon très intuitive, avec la possibilité d’attribuer une récurrence (semaine, mois, …) à telle ou telle tâche. Il est possible de synchroniser vos deadlines avec les principaux services d’agenda (outlook, i-call, Google Agenda, etc).

Si vous souhaitez une visibilité chronologique réellement globale, vous pouvez également mettre Asana en dialogue avec la solution de création de diagramme de Gantt “Instagantt” (en anglais également).

L’attribution des tâches aux équipes

Sous savons maintenant ce qu’il faut faire, et pour quand le faire. Il nous reste à définir qui va faire quoi…

Nous sommes encore au stade de la conception pure du projet, nous reprenons chaque tâche une par une, et l’attribuons à l’un de nos collaborateurs en fonction de ses disponibilités (cf deadlines définies plus haut), de ses capacités, de ses affinités avec les autres etc.

L’attribution de “Tags” aux tâches

Cette fonctionnalité ne m’a pas semblé au départ de prime importance, mais elle s’avère à l’usage très utile car elle permet aux utilisateurs d’affecter des critères de tri “cross-tasks” : “stratégie”, “conception”, “exécution”, “commercial”, par exemple.

Les tris générés par ces “Tags” offrent une vision latérale du projet par thématiques et donc une prise de recul supplémentaire au “pilote”.

L’intégration de pièces jointes

Chaque tâche définie peut recevoir des pièces jointes pour illustration, information, documentation, ou autre. Ces pièces jointes peuvent être récupérées sur votre ordinateur, mais également sur comptes Dropbox ou Google Drive, ce qui ouvre des portes fonctionnelles absolument remarquables en termes de travail collaboratif.

Il est alors possible de travailler à plusieurs et en temps réel sur tous types de documents :

• Présentations
• Budgets
• Récapitulatifs
• etc

Présentation d’un projet type

Comme je le disais plus haut, l’outil est extrêmement souple et peut s’adapter à de nombreuses situation de gestion de projet. Le visuel que je vous propose ci-dessous est très standard, mais absolument pas restrictif : à chacun d’organiser ses projets Asana comme il l’entend. Une parfaite maîtrise de l’outil demande un peu de pratique, mais sa valeur ajoutée est très rapidement concrète.

3 colonnes se développent sur cette capture d’écran (cliquer sur l’image pour la visualiser plus lisiblement) :

• A gauche, le tableau de bord global, qui informe des grandes lignes du projet principal, à la manière de dossiers et sous-dossiers windows
• Au milieu, le contenu de chaque dossier de la colonne de gauche avec les personnes responsables, les TAGS et les deadlines correspondantes
• A droite, le détail de chaque tâche présenté dans la colonne du milieu. Cette partie permet le pilotage au quotidien du projet, avec l’affichage des actions menées, la validation des tâches accomplies, un dialogue interactif entre les membres des équipes (les commentaires sont immédiatement répercutés dans les boîtes email des participants, qui peuvent répondre directement sans passer par l’interface Asana).

Bilan sur l’utilisation d’Asana en gestion de projet

Il est difficile d’aborder en quelques mots toute l’utilisation que l’on peut faire d’Asana. Sachez que de nombreuses fonctionnalités viennent s’ajouter à cette présentation, telles que par exemple le chronométrage des tâches qui permet la gestion de temps, la mobilité (Smartphone, tablette, et Web en interconnexion), la vue chronologique des tâches restant à accomplir, les modules de recherche avancée, etc.

Dans cet article, j’ai surtout essayé de vous donner envie de tester cette magnifique solution, et de réfléchir à ce que vous pourriez en faire. Il m’est souvent arrivé de la recommander dans telle ou telle situation de gestion de projet, mais l’univers des possibles est tellement vaste que je suis en recherche permanente de nouvelles idées d’utilisation. Dernièrement par exemple, j’ai lu qu’Asana était utilisé comme CRM ou comme outil de planification éditoriale de webzine et/ou de blogs.

Aussi, si vous avez des idées ou des utilisations spécifiques d’Asana, je serais très heureuse que vous les présentiez ci-dessous dans l’espace de commentaire de mon blog. Je vous en remercie par avance !