Le « scribing » ou facilitation graphique : un outil d’efficacité managériale

Comme beaucoup, vous subissez peut-être la réunionite : cette « maladie du siècle » qui ronge le monde du travail et altère son efficacité. La plus petite information nouvelle dans l’équipe, un élément capturé par les veilleurs chargés de l’intelligence économique et voilà la réunion qui s’impose. Parfois pour des raisons moins pertinentes encore…
Nous avons vu qu’une réunion « efficace » ne s’improvise pas (voir mon article « Managers : c’est la rentrée, révisez l’efficacité de vos réunions »).

Pour des réunions « importantes » (qui demandent un véritable brainstorming collectif, par exemple), un outil peut s’avérer d’une grande aide. À la fois utile sur le moment mais aussi après la réunion, le « scribing » s’impose de plus en plus aux managers.

Le « scribing » ou facilitation graphique : un outil au service du manager et de son équipe

Ce nouvel anglicisme n’est pas un simple élément langagier « à la mode » : il désigne un véritable outil au service du manager, et de l’équipe de façon plus générale.

C’est une représentation graphique de la réunion, en temps réel.
Collaborateur formé ou prestataire externe, le « scriber » va schématiser – sur un tableau par exemple – le fil des discussions au cours de la réunion, au vu des participants.

On comprend le défi à relever. Une discussion de groupe n’a rien d’un déroulement linéaire : les participants s’écoutent mais aussi s’interpellent, digressent, partent sur d’autres sujets, les développent, s’opposent, reviennent au sujet précédent pour l’approfondir…

La « capture visuelle » du scribing permet de transposer graphiquement ces éléments présents dans chaque réunion. Sans être forcément un dessinateur aguerri, le scriber doit maîtriser quelques éléments graphiques de base. Mais surtout, il doit faire preuve d’un fort esprit d’écoute et d’analyse, et bien sûr de synthèse.

Le scribing n’est pas la retranscription de l’ensemble de la réunion. C’est une reformulation graphique :

• des points clés évoqués
• du déroulement mental qui les a engendrés.

L’intérêt du scribing en entreprise

Cette représentation en temps réel de la discussion permet à chacun de profiter d’un « compte-rendu » toujours à jour de la réunion en cours. C’est d’ailleurs un support auquel peut se référer un collaborateur qui a perdu le fil des discussions.
Mieux encore, il permet au manager de s’assurer aisément que les sujets évoqués restent bien dans le cadre de l’ordre du jour.

Chacun peut également visualiser ses propres contributions, et voir comment elles s’inscrivent dans le raisonnement du groupe. Par ailleurs, le scribing (re)présente un « historique » de la réunion, et permet de garder une trace tangible des arguments échangés.

De façon générale, un échange oral est particulièrement volatile dans l’esprit de chacun : seulement 10 % des idées verbalisées dans une réunion restent mémorisées 3 jours après, faute de compte-rendu détaillé.
Le scribing est une monstration concrète de l’ensemble de la réunion et un outil de travail  riche en éléments pour ses participants.

Les limites du scribing

Plus efficace qu’un simple compte-rendu de réunion (par son impact pendant la réunion même), les limites du scribing sont aussi celles du compte-rendu : il témoigne d’une pensée collective à un moment donné.
S’il présente un film de la réunion, il reste une photographie à l’issue de celle-ci : les choix managériaux intègrent également des éléments externes à la réunion même (propres aux objectifs à atteindre, à l’entreprise ou à la santé de celle-ci, par exemple).

On le voit, de nombreux outils peuvent être déployés pour étayer ou améliorer le management dans l’entreprise, renforcer l’efficacité des réunions, gérer des problèmes grâce à l’intelligence collective de l’équipe.

Speciman se distingue dans tous ces aspects par des prestations de formation, coaching et team-building conçues sur-mesure pour répondre de façon pertinente aux besoins spécifiques de chaque entreprise.
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