L’entretien individuel : réservé aux grandes entreprises ?

Alors que la période de l’entretien annuel manager/collaborateur bat son plein, je m’interroge sur la réalisation (ou non) d’entretiens individuels réguliers, dans les petites et moyennes structures.

L’entretien individuel est-il nécessaire en PME ? Cas pratique

A l’origine de mon questionnement, une discussion avec l’un de mes clients, Expert Comptable gérant deux cabinets comportant chacun une vingtaine de collaborateurs.

Ce dernier m’explique que depuis quelque temps, dans l’une de ses entités, il y a conflit entre personnes.

Ce conflit amène les salariés à fonctionner en clans, chaque clan communiquant peu aisément avec les autres. Par ailleurs, entre les deux cabinets, censés collaborer, il y a aujourd’hui prise de distance, mais également critiques. Celles-ci sont principalement dues aux affinités développées ou non entre individus, et au fait que l’un des deux cabinets se perçoit comme “performant”, considérant que l’autre ne l’est pas (sans raison objective).

« Tout ceci, me dit mon client, est fortement préjudiciable à la performance qualitative des deux cabinets : la prestation finale doit être irréprochable, or sa qualité dépend parfois de plusieurs salariés des deux entités qui doivent collaborer harmonieusement autour d’un même dossier… »

Pour cela il faut à minima communiquer ! La situation existante n’est donc plus tenable.

En creusant un peu mon questionnement, j’apprends plusieurs choses :

• Ce souci n’est pas neuf ; voilà déjà plusieurs mois que règne une certaine forme de tension
• Les réunions ont été abandonnées, faute de temps à prendre pour les préparer puis pour les conduire
• Les entretiens individuels n’ont pas cours, tout au moins pas de façon structurée ; les remarques sont faites “à chaud”
• Dernier point, mais pas des moindres : mon client, d’une nature sociable et ouverte, vit mal les conflits.

Il doit pourtant, aujourd’hui, manager réellement ses salariés et ramener de ce fait la sérénité au sein des cabinets.

Fort d’une méthodologie mêlant communication collective et individuelle, à partir d’un plan d’actions que nous avons élaboré ensemble, il a atteint son objectif.

Certes l’équilibre est encore fragile mais la communication est rétablie et les esprits échauffés se sont apaisés. 

La principale difficulté rencontrée par mon client dans la gestion de cette situation : les entretiens individuels qu’il a eus avec chaque salarié.

Selon ses propres termes “j’en suis sorti vidé, 10 fois plus qu’en une journée de production…”.

Exercice a priori simple, l’entretien individuel revêt pourtant plus de complexité qu’il n’y paraît, surtout lorsque celui qui le conduit n’en a pas l’habitude.

Dédaigner l’entretien individuel est une erreur lourde de conséquences

Pourtant, dans les petites et moyennes structures, ce temps managérial de face à face est absolument indispensable : on peut penser que parce qu’on n’est pas dans une grande entreprise, on communique facilement entre managers et salariés, près de la machine à café par exemple, d’une façon informelle.

C’est pourtant un leurre car :

• oui, on a des contacts
• mais non, on ne se dit pas du tout les mêmes choses qu’en face à face dans un bureau, de façon préparée et organisée.

Trois conseils aux managers pour gérer leurs entretien individuels

Voici donc 3 conseils à destination des managers de petites et moyennes entités :

1. ritualisez les entretiens avec vos collaborateurs : rencontrez les régulièrement, hors cadre de l’entretien annuel
2. professionnalisez vos entretiens : ayez un objectif clair, structurez ce temps de face-à-face 
3. sachez dire ce qui va bien comme ce qui ne va pas bien, en soignant le fond et la forme.

En programmant des entretiens réguliers avec vos collaborateurs, vous :

• favoriserez l’échange
• déminerez des sources de conflits potentielles
• créerez une dynamique
• impliquerez les individus
• vous positionnerez dans votre rôle de manager.

Cette pratique n’a rien à voir avec le “relationnel de temps-mort” : elle est à intégrer comme une priorité parmi vos priorités de manager.

Quelques séances d’accompagnement suffisent le plus souvent à l’acquisition des outils pour conduire un entretien de façon efficace et constructive.

Parlons en ensemble, sollicitez-moi pour vous aider à mettre en place ces rencontres, et à vous doter des éléments de fond et de forme indispensables pour asseoir votre crédibilité.