Management expresso ? What else ?

Il me paraît utile de remettre au goût du jour une approche managériale datant de quelques décennies dans le monde anglo-saxon, mais peu pratiquée en France : le world café. Quoi de mieux qu’un café pour réveiller un management et une équipe (ou un groupe d’équipes) soumis à la routine du quotidien ?!

Le world café : un travail sur le groupe

Le but du world café est de favoriser l’intelligence collective de l’équipe afin de renforcer la motivation des collaborateurs, de développer leur sentiment d’appartenance au groupe, d’accroître leur bien-être et leur implication. A la clé, une augmentation de la performance de l’entreprise. Plus encore, le world café est un vecteur de partage d’expériences individuelles : c’est donc un enrichissement de l’équipe par des situations vécues et par les bonnes pratiques qui en découlent.

Le manager d’entreprise (qui peut être l’organisateur de ce café) prépare en amont le world café en compilant des questions propres à l’équipe et importantes pour son efficacité.
Par exemple :
« Quel est l’objectif essentiel qui mérite que nous fassions un maximum d’efforts ? »
ou
« Si notre succès était assuré, quelles décisions radicales pourrions-nous prendre ? ».
Il ne s’agit pas de questions concrètes qui attendent nécessairement une réponse. Ça n’est pas la résolution d’un problème qui importe ici, mais l’enrichissement issu de la discussion elle-même : le world café se distingue ainsi du brainstorming.

Le world café : concrètement

Le format du world café est simple : il s’agit, pendant quelques heures, de recréer au sein de l’entreprise un forum de discussion à l’image d’un « vrai » café. Mais un café organisé…
La salle de ce « café » comporte suffisamment de tables pour que le groupe puisse être scindé en sous-groupes de 4 ou 5 personnes. Chaque sous-groupe va s’asseoir autour d’une table. Idéalement, chaque table est recouverte d’une nappe en papier. Bien sûr, du café est à disposition pour chacun !

En premier lieu, et à l’image d’un café réel, les participants ont tous un rôle actif, quels que soient leur fonction ou leur statut au sein de l’équipe : la distinction hiérarchique s’efface.

Dans chaque sous-groupe, un « hôte » est désigné par l’organisateur : cet hôte restera à cette table pendant toute la durée du café.
Une question du manager est attachée à cette table. Les participants autour de la table débattent sur la question, rebondissent sur les réflexions des autres. Ils sont encouragés à prendre des notes directement sur la nappe, à faire des schémas, à dessiner… pour structurer leurs idées. L’organisateur circule et « recadre » la discussion si elle s’écarte trop du sujet débattu, ou au contraire met l’accent sur une idée qui semble importante.

À l’issue d’un temps fixé (20 à 30 minutes par exemple), les participants changent de table, hormis l’hôte de chaque table. Celui-ci accueille les nouveaux participants et leur expose la question attachée à sa table, ainsi que les idées du groupe précédent. Chacun prend connaissance des annotations présentes sur la nappe et rebondit en apportant ses idées, en confrontant son point de vue à celui de ses collègues….

Les enseignements du world café

Cette technique managériale est souvent utilisée pour favoriser la cohésion d’équipe prévenir les conflits. Mais elle a beaucoup d’autres atouts…
Elle permet à chaque participant de s’enrichir des expériences personnelles et de la vision du monde qu’ont les autres – et contribue ainsi à renforcer le groupe.
Elle encourage la collaboration future, sert à mieux connaître le fonctionnement des autres, à initier et propager des idées nouvelles nées du collectif, à créer un contexte propice à l’action collective, et à faire naître un engagement fort pour atteindre des objectifs communs.
Pour être bénéfique, le world café doit être conduit de façon régulière. Ainsi, les participants s’habituent à son format et prennent goût à l’exercice.

Au sein de Speciman (organisme de formation professionnelle et cabinet de coaching en entreprise très impliqué dans le team building), je peux réfléchir avec vous à l’organisation d’un world café dans votre structure, et vous accompagner dans sa préparation comme dans son déroulement.

Crédit photo : Mathieu Despont pour Génération RBI  sous licence CC-By-Sa