Le management visuel et le digital

Le lean management et la numérisation du travail au quotidien amènent managers comme collaborateurs à recevoir beaucoup d’informations. Celles-ci sont souvent disparates et chronophages, tant à traiter qu’à assimiler.
Quand il s’agit du travail au quotidien, des résultats de l’équipe / de l’entreprise, des tâches en cours, à venir,… une solution permet de regrouper les informations clés de façon efficace : le management visuel. Il peut s’agir d’un panneau, fréquemment actualisé, qui présente ces données de façon immédiatement lisibles et concises, permettant faire le point à un instant t : pour le manager, c’est une source d’infos immédiates qui lui permettent de faire un point rapide sur l’état de son équipe ; pour le collaborateur, c’est un outil de clarification de ses tâches actuelles mais aussi de simplification des échanges qu’il peut avoir avec ses collègues.

Le management visuel : sa mise en place

Dans le cadre d’un lean management, les collaborateurs ont autant besoin que les managers d’accéder aux infos clés qui les concernent. Mais comment mettre en place ce système de tableau ?

Il ne s’agit pas simplement de compiler des données récupérées pêle-mêle : le choix des informations à présenter est une étape cruciale.
Pour atteindre cet objectif, la constitution d’un groupe « d’experts » est nécessaire. La démarche lean, qui tend à horizontaliser les structures de l’entreprise, suggérerait de multiplier ces experts pour obtenir une vision plus exacte des données à prendre en compte dans le management visuel. Mais cette multiplication des acteurs peut générer une inertie qui va à l’encontre du but souhaité : la réactivité.
Aussi est-il préférable que ce groupe d’experts soit réduit, de même que la structure à étudier : mieux vaut commencer à une petite échelle pour valider la pertinence du management visuel, puis l’étendre ensuite à une plus grande échelle.

Le choix des infos à présenter va bien sûr dépendre du but souhaité : transmettre des données utiles aux managers et collaborateurs, améliorer et diffuser l’analyse des KPI permettant de mettre l’accent sur des alertes…
Le choix de ces données doit impérativement passer par leur hiérarchisation et permettre de dégager celles qui sont essentielles : le nombre d’informations par panneau doit être limité pour rester lisible. C’est une étape indispensable qui ne peut être éludée, par souci d’efficacité.
La présence d’un membre du département IT peut alors être utile au sein des experts : c’est lui qui saura où se situent les indicateurs retenus parmi les bases de données, les fichiers… disponibles, mais il pourra aussi construire des outils – s’ils n’existent pas déjà – pour récupérer concrètement ces informations.

La mise en forme du tableau est également une phase cruciale, d’où l’intérêt d’avoir au sein des experts un communiquant qui saura concevoir un tableau clair et parlant. Présentation globale, choix des couleurs (type rouge/vert pour les écueils à éviter et les points positifs à souligner), histogrammes, camemberts, données chiffrées,…

Ultime étape pour ce tableau : le choix du ou des lieux d’affichage. Cela dépend évidemment du public visé : l’open space, des espaces de détente, des lieux de passage…

Cette étape à petite échelle mise en place, il s’agit, au bout de deux ou trois mois, de faire un bilan. Qu’est-ce qui peut être amélioré en fonction des objectifs souhaités ? Quid de la présentation retenue ? Que faut-il conserver ou supprimer dans le cadre d’une généralisation du management visuel ?

L’outil numérique

Plus qu’un tableau, l’outil numérique est aujourd’hui une alternative intéressante pour rendre le management visuel plus performant, actualisé et interactif. Ce sont ainsi, sur un même support, de multiples écrans qui peuvent être présentés en fonction des publics visés, des précisions sur certains indicateurs en passant à un écran plus détaillé, une personnalisation des données via des écrans tactiles.

Tout en évitant la tendance de la surinformation, le travail de hiérarchisation des données est alors encore plus prégnant, de même que la conception visuelle pour garder un outil clair et efficace.
Cela peut aller jusqu’aux écrans géants où peuvent être programmés des brainstormings, des plannings, le listing des collaborateurs absents ou en déplacement,… avec une application pour smartphone pour accéder à ces écrans à distance.