Managers, décrochez du numérique en 6 points

Mails, ordinateurs, smartphones,… sont tellement intégrés à notre vie – personnelle ou professionnelle – que l’on parvient difficilement à imaginer comment s’en passer. Ces outils nous apportent facilité et simplicité, nous délestent de corvées, nous permettent de rester facilement en contact avec nos proches, nos « amis », nos collègues, nos collaborateurs…

Pour les managers également, l’outil numérique est un vrai plus. Les collaborateurs, même distants, restent à une portée de clic. Ils reçoivent en instantané des informations disponibles en permanence sur smartphone, tablette,… Les outils de reporting sont à disposition. L’e-réputation prend de plus en plus de place dans la sphère professionnelle.

Pourtant, cette présence continue de l’outil numérique peut rapidement devenir envahissante, oppressante, chronophage, occulter les périodes de calme et de sérénité pour laisser le manager en « connexion perpétuelle »  avec son équipe ou sa hiérarchie : les portes de l’enfer s’entrouvrent. Le manager pense alors avec nostalgie à l’époque bénie où il n’avait pas « de fil à la patte »…

Consulter son smartphone toutes les 5 minutes n’est pas seulement une habitude, un geste pavlovien : cela peut petit à petit devenir un besoin. L’esprit du manager s’apaise pendant les 4 mn 30 restantes lorsqu’il n’y a pas de message d’alerte.

Les mails du client sont là, bien présents dans la liste des messages reçus, il faudra les traiter le lendemain au plus tôt. Mais finalement, pourquoi ne pas le faire immédiatement ? Cela apaisera les neurones du manager.

Le cercle infernal s’installe, l’intranquillité aussi, voire la dégradation des relations humaines ou de couple, lorsque le manager devient « accro » aux outils numériques. De plus, cela peut vite devenir contre-productif : la rapidité n’est pas toujours signe d’efficacité, et l’équilibre psychique est nécessaire à la productivité.

 

1. Mettre fin à l’e-intoxication : gérer ses mails

Le mail est un outil performant pour transmettre des informations. Nous avons cependant déjà abordé (cf. mon article « Focus sur le management à distance ») ses effets pervers : à ne transmettre que de l’information professionnelle « utile », le manager peut perdre tout contact humain avec les destinataires de ses mails, et dégrader l’efficacité de sa démarche.

De même, chaque manager connaît le matin, dès son arrivée au bureau, le temps que lui prend l’analyse des messages arrivés depuis la veille. Le mail, initialement synonyme de gain de temps, peut en fait s’avérer chronophage : une étude américaine* montre qu’un cadre reçoit en moyenne 88 mails quotidiens (dont 12 spams) et en envoie 34 : ces 122 messages prennent du temps de gestion, même pour un cadre organisé qui saura prioriser chacun. Statistiquement, ce cadre ne pourra pas se concentrer plus de 6 minutes d’affilée dans sa journée de travail, pour passer 2 heures quotidiennes à gérer sa messagerie.

De plus, en altérant l’attention du manager, ces alertes mail permanentes diminuent le plaisir éprouvé à l’issue d’une tâche menée à bien, et favorisent les sensations d’ennui et de stress. Et plus l’habitude à surveiller chaque nouveau mail s’installe, plus elle se renforce, jusqu’à l’addiction : il est alors grand temps de réagir.

La solution est simple : au lieu d’échanger par mail à la moindre question ou information à transmettre, il faut devenir plus sobre en e-communication. Ainsi les mails, plus rares, n’en seront que mieux pris en compte par les destinataires.

C’est en revanche une bonne habitude que de profiter d’une pause café, d’un déjeuner, d’un rendez-vous, pour évoquer les détails qui peuvent attendre ou, en revanche, ceux qui sont importants : la relation humaine est un facteur de plus en plus précieux dans l’univers professionnel actuel. Rencontrer un client est humainement sans rapport avec le fait de lui adresser un mail : la productivité du manager n’en pâtira pas et son N+1 aussi verra la différence !

 

2. Un peu d’« hygiène numérique » pour mieux manager !

Outre l’importance renforcée du contact humain, quelques mesures simples doivent être prises pour gagner en temps de concentration… et en tranquillité.

Une bonne organisation de la boîte de réception du logiciel de gestion de mails est un impératif : le tri automatique permet notamment de filtrer des messages d’information ou les newsletters qui peuvent être consultés plus tard.
Les mails du N+1, ou d’un collaborateur qui travaille sur un dossier important, doivent être reroutés automatiquement vers un dossier « urgent ». C’est d’ailleurs sur ce dossier que le manager doit laisser son logiciel « ouvert » s’il ne peut vraiment pas se résoudre à consulter ses messages 2 ou 3 fois par jour uniquement.

Ces filtres de traitement des mails doivent ainsi être mis à jour régulièrement en fonction du cadre professionnel et des priorités du moment.

Les alertes sonores ou visuelles du logiciel doivent impérativement être désactivées.

Lors d’une réponse à un mail, le manager doit commencer par donner l’exemple, en cessant de « répondre à tous » <par défaut, pour s’adresser uniquement au destinataire réellement impliqué par le message.

Il doit mentionner clairement dans les messages concernés (avant la signature par exemple) qu’ils ne nécessitent pas de réponse.

Il est impératif également de ne pas perdre de temps à déchiffrer un message peu clair : c’est à l’expéditeur d’être efficace dans sa communication.

 

3. Bannir le multitâches

Le manager est comme ses collaborateurs : il est humain et n’a rien d’un ordinateur ! Ainsi, il est moins efficace lorsqu’il traite plusieurs tâches en même temps.

Le multitâches a bien un impact sur la productivité selon une étude américaine : jusqu’à 40% de chute d’efficacité en faisant deux choses à la fois. Il faut donc bannir la lecture des mails tout en travaillant sur son dossier : ça n’est qu’une mauvaise habitude – voire un signe de compétence pour certains – mais qu’il faut écarter.

Ces pratiques de « multitasking » sont par ailleurs fatigantes et contribuent à rendre la journée de travail épuisante.

 

4. Rester sobre sur son e-réputation

Il est impératif, afin de rester efficace et de ne pas voir son temps de travail phagocyté par les réseaux sociaux, de bien scinder le réseau personnel et le professionnel.

Le réseau professionnel est un outil qui doit permettre de nouer des contacts pertinents dans son secteur ou dans des secteurs connexes. Il peut être aussi un outil de veille sur son domaine, et  permettre ainsi d’être un facteur de progression dans son emploi. Ce réseau se gère au bureau en un temps restreint, d’un quart heure hebdomadaire par exemple.

Le réseau personnel doit être géré hors du travail, même s’il n’est pas totalement déconnecté de la vie professionnelle. Nous connaissons tous en effet l’appétence des DRH, des clients… à consulter les comptes Facebook ou Twitter de leurs employés, futurs employés, prestataires…
Le compte personnel ne doit donc pas présenter des informations nuisibles à l’image du manager. Il doit donner l’image d’un professionnel qui n’est pas recroquevillé sur son travail et qui peut être aussi attrayant hors de la sphère professionnelle.

Cette sobriété des deux réseaux va participer à la construction d’une e-réputation positive et dynamique qui ne peut que servir le manager.

 

5. Savoir gérer son bureau virtuel

Garder un contact permanent avec ses collaborateurs, avec sa hiérarchie, consulter les reportings… sur son smartphone ou sa tablette hors du bureau est aujourd’hui facile et pratique.

Cela peut néanmoins devenir une habitude aliénante, qui rend de plus en plus difficile la dichotomie entre vie professionnelle et vie privée. Mais c’est aussi le révélateur d’un management perfectible : un tel manager va facilement envoyer des mails à ses collaborateurs hors des horaires de travail, et impacter aussi leur vie privée.

Le manager doit pourtant de lui-même imposer un repos (à ses supérieurs, à ses collaborateurs), et l’annoncer clairement, même si sa hiérarchie est toujours « en ligne ». C’est un impératif pour être efficace au travail.

Ce besoin de tout contrôler peut révéler un problème : le manque de confiance en soi du manager, et/ou son manque de confiance en son équipe. La confiance est pourtant une qualité intrinsèque au « bon » manager. Un coaching managérial peut permettre de travailler sur cet aspect.

 

6. S’organiser une décompression «hors ligne » entre vie professionnelle et vie personnelle

Nous l’avons vu, les mails, le smartphone,… sont des outils qu’il faut savoir gérer. Restent bien sûr des attitudes qui aident à décrocher du numérique.

Une séance de sport entre la fin de la journée de travail et le retour au domicile est un excellent moyen de briser le lien naturel entre vie professionnelle et vie privée, et de laisser son smartphone de côté. Les endorphines ainsi générées vont participer au bien-être, et la pratique du sport installe d’entrée une plage où le manager ne pense plus aux soucis du bureau.

Une séance de cinéma, un dîner en amoureux au restaurant, un verre entre amis… sont autant de « sas » entre l’univers professionnel et la vie privée où le smartphone professionnel n’a pas sa place.

Une autre technique à mettre en place est d’éviter de provoquer des contacts en fin de journée, sauf urgence réelle bien entendu. Il s’agit d’évaluer si tel mail doit impérativement partir ce soir ou s’il peut attendre demain matin. Si la première option est un impératif, il faut s’attendre à l’intrusion du travail dans la sphère privée avec des réponses à ce mail.

De la même façon, l’envoi de mails le vendredi peut engendrer des réponses ou des réactions durant le week-end : c’est à éviter si l’on veut profiter pleinement de son congé de fin de semaine.

 

Si vous avez d’autres idées pour faire décrocher les managers du numérique, n’hésitez pas à les partager avec tous en laissant un commentaire ci-dessous !

 

Pour les véritables « accros » au numérique, certains de ces 6 points peuvent être difficiles à mettre en oeuvre au quotidien. Il s’agit notamment d’accepter qu’ils ne nuisent pas à la carrière professionnelle.

Un coaching managérial sur-mesure facilite grandement cette prise de conscience et apporte sérénité là où le stress s’est souvent installé. J’ai l’habitude de traiter ces problématiques, contactez-moi !

 

 

* Radicati group, mars 2015