Managers, sachez bien déléguer

Les managers ont un nombre croissant de responsabilités, doivent jongler entre bien-être de leurs collaborateurs et objectifs ambitieux, composent avec l’incursion du numérique dans leur univers professionnel… et peuvent devenir fragiles et en proie à la fatigue.
Bien sûr, des parades existent.

Le bien-être (aussi) du manager

S’accorder un « vrai » temps de pause quotidien en fait partie. C’est une façon simple de retrouver un peu de sérénité, éventuellement en sortant de l’entreprise pour s’extraire de l’agitation ambiante. Cela permet au-delà du temps de repos, de prendre du recul avec les dossiers en cours pour les aborder de façon plus apaisée, voire différemment.

Apprendre à bien s’organiser et à prioriser les tâches est un impératif. Certains dossiers ne sont pas si urgents qu’ils le paraissent. Il s’agit de s’atteler d’abord aux travaux les plus importants, éventuellement en s’attachant à appliquer la matrice Eisenhower (voir mon article « Les habitudes au travail pour préserver son énergie »).

Reconnaître ses limites est un bon moyen pour ne pas s’épuiser. Il existe des tâches qu’il n’est pas raisonnablement possible de mener à bien efficacement avec la charge de travail déjà existante : inutile de s’épuiser encore plus en tentant de s’y atteler.

Mais une autre façon d’éviter l’épuisement tout en ayant des dossiers à jour est de déléguer certaines tâches. Cela fait partie des prérogatives du « bon » manager que de savoir déléguer… mais concrètement, comment faire ?

Quoi et comment déléguer ?

Le premier choix à effectuer est celui des tâches à déléguer. Toutes ne peuvent pas être attribuées à des tiers : certaines reviennent au manager (l’entretien d’évaluation, la motivation de l’équipe,…). Mais d’autres peuvent favorablement être exécutées par des collaborateurs : traitement d’un dossier, contact avec un client… Notez que si ces tâches sont trop importantes pour être déléguées, rien n’est perdu : il est possible de séparer les responsabilités entre deux personnes ou plus.
Cette délégation de travail n’est pas seulement un avantage pour le manager, mais bien une démarche gagnant/gagnant : ainsi sollicité, le collaborateur concerné va se sentir plus impliqué dans son travail à travers des missions nouvelles qu’il s’agit de lui exposer clairement. C’est également une marque de confiance que de lui attribuer ces nouvelles fonctions.

Une fois les tâches définies, il s’agit d’évaluer finement les compétences requises pour les mener à bien.

• Ainsi, quelles sont les activités à entreprendre ? Quels outils nécessitent-elles ? Par exemple, faut-il analyser des documents ? Avec un traitement de texte ?
• • Mais il s’agit également de savoir quelles sont les capacités nécessaires. Ainsi, requièrent-elles de prendre des décisions importantes ? Faut-il posséder un esprit créatif ?
• Par ailleurs, y a-t-il une forte composante relationnelle à mettre en action ? Faut-il notamment négocier avec un client ou un fournisseur ?

Fort de ces trois aspects, le profil idéal du collaborateur se dessine.

Le choix du bon candidat

Mais cela ne suffit pas : si Pierre semble être tout désigné pour correspondre à ces critères, encore faut-il qu’il soit disponible et lui-même capable d’envisager cette prise de responsabilités sans nuire à son travail en cours.
Et finalement, Pierre est-il le candidat idéal uniquement parce qu’il a le profil nécessaire ? Jean est, lui, plus disponible, et a fait savoir lors de son entretien annuel qu’il souhaitait aborder de nouveaux défis. A-t-il fait preuve de motivation ces derniers temps ? Est-il capable de satisfaire à ces contraintes ? Attention de ne pas mêler l’envie manifestée par un collaborateur à ce que le manager pense réellement de lui.

Par ailleurs il est pertinent de ne pas toujours confier de nouvelles missions à Pierre parce qu’il est efficace : cela peut générer de la frustration et/ou de l’envie parmi les autres membres de l’équipe. Chacun peut avoir l’opportunité de faire ses preuves.

Attention de ne pas confier de trop grandes responsabilités à un nouvel arrivé : il est important qu’il s’adapte d’abord à l’équipe avant d’avoir à gérer de nouvelles tâches.

De plus comme je l’ai évoqué, la tâche à réaliser peut peut-être se scinder en travaux plus petits qui correspondent chacun parfaitement aux profils de Pierre et de Paul : il faut aussi songer à associer la délégation d’un travail à plusieurs personnes.