Organiser son temps de travail à la manière d’un employé de Google

Un employé de Google a élaboré et mis en œuvre une méthode optimale pour gérer son temps de travail. Prenons-en connaissance.

Gestion du temps : celui du manager, celui du créatif

D’après la littérature, le temps de travail du manager se découperait en une succession de périodes d’une demi-heure environ, chacune dédiée à une opération distincte.

Le créatif, lui, devrait bénéficier de périodes plus longues, pour inclure la réflexion nécessaire au processus de création. Une demi-journée ou une journée entière seraient ainsi essentielles pour élaborer sa pensée. Une simple réunion de 30mn dans cette période de brainstorming peut « casser » ce processus et gâcher la totalité de sa journée.

Oui mais… le manager aussi doit être créatif !

Car un management efficace naît également d’une réflexion et d’un processus créatifs. Cette précédente dichotomie de l’organisation du travail n’est donc pas pertinente.

Alors, comment faire ?

La seule manière de gérer son temps efficacement, c’est de le décider et de le planifier.

La volonté – et non l’obligation – est une condition à l’efficacité de l’organisation de son temps de travail.

Montrons-le par l’exemple. 

• On a demandé à un groupe de faire une fois du sport la semaine suivante, à tel endroit et à telle heure. 
  29% ont effectivement fait du sport. 
• On a demandé à un autre groupe de faire une fois du sport la semaine suivante, à tel endroit et à telle heure, mais en leur expliquant en quoi l’activité physique était importante pour la santé (par exemple: « Statistiquement, si vous ne faites pas de sport, vous vivrez moins longtemps »). 
  39% ont effectivement fait du sport. 
• On a demandé à un troisième groupe de faire une fois du sport la semaine suivante, à un endroit et à une heure choisis par chacun. 
  91% ont effectivement fait du sport.

Planifier soi-même un jour et une plage horaire dédiés à la réflexion et la créativité – et idéalement le lieu où l’on s’y consacrera et à quoi sera consacré ce temps – est le meilleur moyen d’être efficace. 

Concrètement, comment organiser son temps ?

Tout d’abord, il faut prendre en compte sa courbe naturelle d’énergie au fil de la semaine. Le moment que l’on compte réserver au brainstorming est crucial : on doit être pleinement opérationnel pour cette tâche, or notre quantité d’énergie décroît en fin de semaine.

Voici une proposition de planning « efficace » pour une semaine type :

• Lundi : vous vous reconditionnez progressivement au travail après le week-end. Réservez-y les tâches simples, fixez vos objectifs, planifiez.
• Mardi et mercredi : ce sont des pics d’énergie, attaquez-vous aux problèmes les plus complexes, brainstormez, rédigez.
• Jeudi : votre énergie commence à faiblir. Organisez vos réunions.
• Vendredi : votre énergie décroît encore. Commencez les tâches que vous n’allez pas nécessairement terminer le jour même. Entretenez vos relations professionnelles.

De façon générale, préférez la matinée, il vous sera plus difficile de prendre des décisions l’après-midi. La fin de journée est naturellement dédiée aux tâches les plus simples.

Agissez de la même façon auprès de vos collègues : n’interférez pas avec leur propre organisation du temps de travail. C’est un préalable si vous souhaitez qu’ils n’empiètent pas sur votre planning.

Speciman peut intervenir auprès de chaque membre de l’entreprise pour, à travers un coaching, améliorer la gestion du temps de chacun, et accroître ainsi à la fois la productivité et le bien-être au travail. Parlons-en ensemble !

Source : This Google Employee Has A Brilliant Time Management Strategy, Huffington Post – décembre 2015