Le rapport d’étonnement, un outil stratégique tant pour le management que pour les Ressources Humaines

Ça y est ! Vous venez de recruter un nouveau talent et cette embauche qui ne fut pas simple, vous amène à réfléchir : comment faire participer encore plus activement les collaborateurs nouvellement recrutés, au fonctionnement interne de votre entreprise ? Avec une note d’observation critique, appelée rapport d’étonnement !

Quel est l’objectif ?

Le rapport d’étonnement permet d’améliorer vos process internes, de pointer des “angles morts” ou de faire émerger de nouvelles idées.

Pour cela, votre nouvelle recrue donne son avis, son ressenti et livre une analyse de quelques points saillants concernant :

• L’entreprise.
• Son arrivée, son intégration.
• Les pratiques, l’organisation, le management dans son service.
• L’ambiance, l’environnement de travail.

C’est un moyen de valoriser le salarié en étant à l’écoute de ses perceptions. 

À qui le demander ?

Généralement, à une personne embauchée en CDI ou en CDD. Il peut aussi être effectué par des collaborateurs déjà en poste dans l’entreprise depuis longtemps, par exemple, lorsqu’un ingénieur ou un technicien devient manager, lorsqu’un salarié change de fonction. 

Prenez soin d’adapter votre demande en fonction du poste et des compétences de la personne.

Quand le demander ?

Après une période de présence dans l’entreprise comprise entre un et trois mois au maximum.

Quelle forme doit-il revêtir ?

La méthode varie : il s’agit la plupart du temps d’un rapport envoyé par e-mail ou d’un questionnaire en ligne conçu par les RH. Dans certains cas, l’exercice se fait à l’oral : de manière informelle ou lors de temps dédiés, en présence de certains membres de l’entreprise. 

Quels conseils au collaborateur pour l’aider dans cette démarche ?

• Soyez clair sur les objectifs, les finalités, le mode de restitution du rapport.
• Précisez la forme du document et le plan.
• Encouragez l’honnêteté, la transparence et l’aspect constructif du rendu.
• Recommandez-lui d’y consacrer 3 à 5 minutes par jour.
• Et bien sûr, prenez ce document au sérieux et exploitez-en le contenu !