Réunions : donnez de l’impact à vos présentations Powerpoint !
Composez efficacement vos diapos (article 2 sur 2)

Nous avons vu précédemment (voir « Réunions : donnez de l’impact à vos présentations Powerpoint ! Bien appréhender votre présentation, la préparer ») qu’une présentation Powerpoint efficace demandait un vrai travail en amont.

Il s’agit d’avoir toujours à l’esprit que Powerpoint n’est qu’un outil qui vous permet de mieux souligner et faire passer les idées fortes de votre présentation. Ainsi, la préparation du discours s’effectue en amont, et le travail de création de ce discours ne se réalise jamais directement sous Powerpoint.

Il faut désormais passer à la réalisation des diapos : mais quelles règles suivre pour être efficace ?

 

Une présentation Powerpoint efficace passe par la concision des infos transmises : VOUS êtes au centre de votre présentation !

Nous avons tous tendance, dans un rapport par exemple, à étayer nos propos d’une myriade de détails, de chiffres, de renvois bibliographiques en fin de document…

Des diapos « dépouillées »

Cette richesse de détails est parfois nécessaire, mais pas dans une présentation Powerpoint : vous devez ne garder que la substantifique moelle des idées à faire passer. Vos interlocuteurs doivent comprendre et mémoriser vos idées : libres à eux, pour approfondir le sujet, de vous solliciter ultérieurement pour connaître vos sources, vos méthodes de calcul…

Un minimum de diapos : le discours vous est réservé !

Oubliez les présentations avec 50 diapos : si, de plus, vous numérotez ces diapos, vos interlocuteurs risquent déjà de décrocher en lisant le « 1/50 » mentionné dès la première diapo…

Votre présentation doit durer 30mn ? 10 diapos sont largement suffisantes ! N’oubliez pas qu’elles aident à faire comprendre et à fixer votre discours auprès de l’auditoire, mais c’est bien VOUS qui êtes au centre de l’attention ! Il faut donc bien concevoir ces diapos comme un « concentré utile » de votre discours, un support pour vos collègues : hors de question de « lire » vos diapos par exemple.

Peu de texte… mais en français !

Dans la même optique, concevez des diapos pauvres en texte : le discours vous est réservé, la diapo n’est qu’un support de mémorisation. Quelques mots « clés » remplacent avantageusement des lignes rédigées de façon littéraire.

Mais attention : les quelques mots présents doivent être rédigés dans un français irréprochable ! Une coquille est bien sûr pardonnable, mais des fautes de grammaire ou d’orthographe ne laissent à votre assistance qu’une alternative :

• soit vous êtes nul en français et vous altérez votre image et votre crédibilité,
• soit vous n’avez pas relu votre Powerpoint est le résultat est identique…

Oubliez fioritures et multiples polices de caractères

Toujours dans ce but, la sobriété est une bonne solution pour aider vos collaborateurs à comprendre la diapo : ne la parasitez pas avec les animations certes ludiques mais hors de propos que proposent Powerpoint… et faut-il le préciser, bannissez tout son ou musique !
Ne saturez pas non plus l’écran avec des graphiques en tous sens.

Écartez les mélanges de polices de caractères : restez cohérent et sobre. La police (ou les 2 au maximum) choisie doit être aisément lisible, même de loin : sa taille est donc également importante.

Zappez la monotonie : utilisez une diapo de « pause » !

Cassez la routine des habituels Powerpoint. Et si vous optiez pour une diapo de « pause » dans la seconde moitié de votre présentation ? J’entends par là une diapo ne présentant que le symbole « pause » (les 2 traits verticaux : ) en son centre, et rien d’autre.

L’idée ? Cela crée une surprise au sein de votre auditoire, c’est une technique inhabituelle qui va raviver son intérêt, le cas échéant.

Pourquoi le symbole de pause ?

D’abord parce qu’effectivement, vous décrétez un moment sans illustration. Cela laisse vos collaborateurs « digérer » les diapos passées… mais surtout se recentrer sur votre speech, brisant tout risque de monotonie.

Et bien sûr, cette diapo n’intervient pas n’importe quand dans votre exposé : placez-la avant une diapo « importante ». Cette diapo de pause permet de ménager un suspense et votre diapo suivante, cruciale et découlant logiquement de votre discours, n’en aura que plus de poids !

Focalisez sur l’élément utile de chaque diapo.

Pour cette focalisation, utilisez les outils Powerpoint à votre disposition pour surligner, entourer… l’élément important de la diapo. Cela permet à votre auditoire de comprendre immédiatement l’élément à retenir, sans avoir besoin de décrypter l’ensemble de la diapo.

Illustrons-le avec un graphique sur lequel le mois de juillet est important dans le discours du locuteur.

Le diagramme original : vous devez mettre l’accent ORALEMENT sur le mois de juillet.

Une version immédiatement « parlante » du même graphique
que vos auditeurs comprennent d’un simple regard.

Une autre solution est de jouer sur la transparence des éléments non importants, pour que seul « l’utile » ressorte et soit mis en évidence.

Une alternative (ici encore renforcée avec le cadre rouge) :
jouer sur la transparence
des infos qui ne sont pas à mémoriser

Pensez à l’image !

Le poids des mots, l’impact des images… Créez une rupture en ne montrant sur une diapo qu’une image forte en lien avec ce que vous allez dire : c’est un bon moyen de capter l’attention, de faire réfléchir, d’étonner votre public.

Prenez garde à choisir une image de bonne qualité : n’allez pas compromettre tous vos efforts en exposant une photo pixelisée et « bas de gamme ».

N’oubliez pas de conclure !

Avec un bref récapitulatif des éléments à retenir de votre présentation, ou un texte court qui marque ou impacte l’auditoire, vous terminez votre exposé avec efficacité.

Cette conclusion est souvent négligée dans les présentations Powerpoint : elle est pourtant le dernier élément qui restera en mémoire chez votre public.
Travaillez-la avec soin !

Voici quelques idées fortes pour que vos Powerpoint soient enfin des moments efficaces qui captivent vos collègues et mettent en valeur votre travail.

Vous avez du mal à mettre ces démarches en œuvre ? Contactez Speciman ! Nous allons voir ensemble comment améliorer vos méthodes de travail et vos performances !